Rekisterinpitäjä 
Suomen Palveluskoiraliitto ry 
(Y-tunnus 0202247-3)
Koulukuja 1, 04200 Kerava
toimisto@palveluskoiraliitto.fi
050 554 9222

Rekisterin nimi: Virkku.net

 
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään jäsenyhdistysten toimintailmoitusten, yhdistyskäyttäjien, koe-, kilpailu-, testi- ja kurssi-ilmoittautumisten, toimihenkilöpätevyyksien, yhteydenottojen, laskutuksen, asioinnin, kyselyiden, palveluiden kehittämisen, raportoinnin ja muiden koe-, testi- ja kilpailutoiminnan sekä kurssitoiminnan hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä. Henkilötietoja käsitellään myös Palveluskoirat-lehden, uutiskirjeen ja tiedotteen lähettämisen, tapahtumiin, kokeisiin, kilpailuihin, testeihin ja kursseihin osallistumisen yhteydessä sekä toimihenkilötietojen lisäämisessä ja ylläpidossa.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemien ilmoitusten, lehtitilausten, ilmoittautumisten, koe-, kilpailu-, testi-, koulutus- ja muiden kurssiosallistumisten mahdollistamiseksi sekä toimihenkilöpätevyyksien ylläpitämiseksi.

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän jäsenyhdistysten yhteyshenkilöt, koe-, testi-, kilpailu-, tapahtuma- ja kurssitoimintaan osallistuvat henkilöt, Palveluskoirat-lehden tilaajat, toimihenkilöpätevyyden omaavat henkilöt, tai Virkku.net-palvelun käyttäjät. Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

a) rekisterinpitäjän jäsenyhdistyksen hallituksen ja muiden tarpeellisten toimihenkilöiden perustiedot, kuten nimi, titteli ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yhdistyskäyttäjänä toimivan yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot,

b) rekisterinpitäjän ylläpitämän Virkku.net-palvelun käyttöön liittyvät rekisteröityneen tiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, yhteystiedot, toimihenkilöpätevyydet, jäsenyhdistystiedot, kennelpiiri, tilaus- ja lisenssitiedot, henkilön ilmoittama jäsennumero,

c) rekisterinpitäjän verkkosivuilla tapahtunut rekisteröidyn asiointi ja sen asiointitiedot, osallistuminen tapahtumiin, tapahtumiin syötetyt tiedot,

d) rekisterinpitäjän tapahtumaan (esimerkiksi koe, kilpailu, testi tai kurssi) ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimi, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan annetut tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattavat sisältää mm. seuraavia tietoja: nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite, allergiatiedot, muut ruokarajoitteet. 

Säännönmukaiset tietolähteet

Virkku.net-järjestelmän, tilausten ja laskutuksen tietokanta, uutiskirjeiden käyttö- ja asiointitiedot, Virkku.net-palvelun käyttötiedot, jäsenyhdistyksen yhteyshenkilön, yhdistyskäyttäjän, toimihenkilön, osallistujan tai tilaajan ilmoittamat tiedot. 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan käsitellä Palveluskoiraliiton sisällä, sekä kokeen, kilpailun, testin, koulutuksen, kurssin järjestäjän toimesta. Kokeen, kilpailun, testin, koulutuksen, kurssin järjestäjä näkee henkilöstä ainoastaan edellä mainittujen tapahtumien järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot. Näitä tietoja voivat olla esimerkiksi henkilön etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Julkisissa testin, kokeen tai kilpailun pöytäkirjoissa julkaistaan testiin, kokeeseen tai kilpailuun osallistujasta koiran ohjaajan etunimi, sukunimi sekä kotipaikka. Lisäksi rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Palvelun tiedot sijaitsevat EU:n alueella sijaitsevassa Amazon-pilvipalvelussa. Tietoihin ei ole fyysistä pääsyä. Palvelimen tietoihin on suora pääsy ainoastaan teknisen henkilöstön nimetyistä IP-osoitteista. Pääsy muualta on estetty palomuurien avulla. Järjestelmän kautta on ainoastaan nimetyillä henkilöillä pääsy kaikkeen sisältöön. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja muuten kuin järjestelmän kautta. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterin henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin. Rekisterin henkilöllä on myös oikeus pyytää tietojensa poistamista. Henkilön tietojen poistaminen tarkoittaa, että rekisterin henkilö ei voi jatkaa rekisterin käyttöä, osallistua kokeisiin, kilpailuihin, testeihin, kursseihin, eikä olla Palveluskoirat-lehden tilaaja.